Office 365

Vefur: Moodlekerfi Háskólans á Akureyri
Námskeið: Upplýsingasíða nemenda
Bók: Office 365
Printed by: Gestanotandi
Date: Thursday, 27. February 2020, 8:08 AM

1. Introduction

The University has a license agreement for Microsoft Office365 which provides access for all students at the university.  This subscription give students access to e-mail, Microsoft Office and OneDrive cloud storage.

In the following chapters you will find extensive videos and guides that are meant to aid setups and normal usage.

To login to the Office365 portal you need to go to http://office.unak.is

2. Office Suite

Each and every student is allowed to use Microsoft Office on 5 PCs and 5 smart devices, simultaneously. The following sub chapters are guides for different devices.

2.1. Office on a PC

You will have to set up the Office suite in order to use Word, Excel, Powerpopint or any other software in the suite.

First step is to log into the Office 365 portal, if you're not sure how then you need to start here.

When you have logged in click the Office365 logo/icon at the top left of the navbar, then you will see the main page. On this page you will see the orange install button, but before clicking it you might want to uncheck the boxes above the button. When you are ready, click the Install Now button and the browser will download the setup file.


Those of you that use Internet Explorer will get this download prompt at the bottom of the window. The quickest way is just press Run and then the file will run as soon as the browser finishes the download.


Now you will see the setup window from Microsoft. These windows are in essence just for minor settings and introduction. In the screenshot below you will see in the bottom right hand corner a small status windows that indicates how the setup is going and that you need to be connected to the internet for it to work. While this setup is running you just need to go through a few settings windows. Start by clicking Next.

The next window is just the license agreement, which you are free to read if you really want to, so we click Accept and move on.


The next window is just a small introduction for the Office 365 Suite and you can watch it if you want, if you want to skip it just click Next.


The next window is yet another introduction window, this time for OneDrive, but this time you have to click Learn More if you want more information but as per usual we just click Next to keep going.


Now we are at the settings window where we can choose a basic look for the Office suite. There are a few different items in the selection so try them and see what you want. When you are happy with your selection click Next.


Now we're almost done. This window allows you to choose if you want to view more introduction about the Office Suite, mainly what's new. If you don't want to look at that just click the text below the big "Take a look" button and says "No, thanks"


The final windows is just an information window that tells you that everything is good to go. Just click All done and you will get a prompt that tells you when the Office suite is ready for use.

2.2. Office on MAC

Here is an instructional video on how to set up the Office Suite on a MAC machine.

2.3. Office on an iPad/iPhone

Here is some information on how best to set up the Office suite on an iOS devide (iPad/iPhone)

If you are at all familiar with iPhone, or iPad, the set up shouldn't be complex. You can set up Word, Excel and Powerpoint for free from the Apple App Store

All you have to do is just swipe through the introduction when you open the app and at the end of that there will appear a Sign in window. Just insert your university username and sign in.


You do this for each of the apps you want to use and then you have your Office suite set up on your iOS device.

2.4. Office on an Android

In order to use Word, Excel, PowerPoint or OneNote you have to go to Google Play and set up from there, it is free. Here are the links.

If you see "Device is not compatible" then you have an android device that does not support the Office suite.

When you run any of the apps for the first time you need to swipe through a short introduction which ends with a Sign in window.


Just insert you university username and hit next.


Now you will get the university Log in window and now you just have to log in using your university credential. 


Now the app is connected to your user and your OneDrive cloud storage.

3. Outlook/E-mail

The Outlook part of Office 365 is the e-mail service the university provides for students and staff. The webmail is very similar to the Outlook Software. In this chapter, and subchapters, we will be going through basic settings and setups.

3.1. Vefpósthúsið

Here you will find a few instructions that we feel are useful. 

Conversation Mode

One of the settings that we find most annoying is the Conversation Mode. What this does is bunch up e-mails according to the subject and then display the entire thread in a conversation. To turn this setting of, click the down arrow next to "Items by Date" and go to the bottom and click "Off" to disable it.


3.2. Email on Outlook

Some might want to use the Outlook software for their university e-mail. This is not that complicated so let's go through it together. At the bottom there is an instructional video on how to set it up on a Mac.

We begin by starting Outlook for the first time. First you will get this option window, as seen below. This is just some basic information so just click the Next button.


The next option window asks if you want to connect to an email account, and that's what we want to do, so we click yes and then the Next button.


Now we have the window where we add all information needed. Just insert the appropriate information in each window an then click the Next button.


Finally we get a window which shows us the progress of the setup. If all is good this will just go through and you can just hit Finish when you get the green check mark accross the board. If you get a red X anywhere, most often on the last part, then something has gone wrong. Start by going back and typing in your password again. Make sure your user and password are correct by login in on the webmail.


When you click the Finish button then you have your university email in Outlook and it starts to sync you email.


3.3. Pósturinn í iOS (iPhone/iPad)

Start by going to settings and scroll down to "Mail, Contacts, Calendars"


Select Add account, on the right hand side of the window, then you will get the following option window. Now select Exchange or Office365 if that is possible.


Now you just have to enter in your log in information
Þá þarf bara að skella inn innskráningarupplýsingum sem er þá HA notandanafnið þitt (HA tölvupóstfangið þitt), lykilorð, setja inn lýsingu (e. Description) og smella á Next.


Þarna fer allt af stað og á iPad/iPhone að sækja allar stillingar sjálfkrafa og þá kemur bara upp skjár sem þú velur hvað þú vilt synca niður á tækið og ýtir svo á save.


Núna er pósturinn þinn kominn í iPad/iPhone tækið þitt.

3.4. Pósturinn í Android

Hægt er að setja póstinn í Android á tvo vegu, annarsvegar með Outlook fyrir Android og hinsvegar nota póstfítusa sem eru innbyggðir í Android.

Android Mail

Innbyggða uppsetning fyrir Android er yfirleitt eins á flestum Android tækjum, bara mismunandi hvaða leið þú ferð til að finna það. Undir settings ætti að vera Accounts einhversstaðar og þar þarf að velja Add Account. Þá færðu upp valmöguleika um hvernig account þú vilt setja upp, við viljum setja upp Microsoft Exchange.


Þá kemur upp gluggi þar sem inn eru settar upplýsingar, tölvupóstfangið, lykilorðið og svo ýtt á Next. Í einhverjum tilfellum er þetta nóg.


En í einhverjum tilfellum er þetta ekki svona auðvelt og þá þarf að setja inn frekari upplýsingar. Þá kemur eftirfarandi gluggi og þarf að setja inn meiri upplýsingar, eins og sést á myndinni.


Þá er að velja hvað þú vilt synca, yfirleitt tekur maður SMS út svo að pósthólfið fyllist ekki af þeim, en þú ræður alveg hvað þú syncar.


Að lokum er bara að setja inn nafn á Accountin, eitthvað lýsandi fyrir þig t.d. HA Póstur, og fullt nafn í neðri reitinn.



Outlook fyrir Android

Hægt er að fara ýmist í Google Play og leita að Outlook eða nota þennan hlekk til að sækja Outlook fyrir Android. Því næst er að smella á Install til að setja appið upp á Android tækinu þínu.


Þegar búið er að setja appið upp þá er bara að opna og hefja uppsetningu á póstinum. Einfaldast er að smella stax á Get Started.


Næst er að velja réttan reikning (e. account) til að setja upp á Android tækinu, sem í þessu tilfelli er Office 365.


Þá kemur upp innskráningarglugginn frá Microsoft þar sem sett er inn HA notandanafnið. Þegar það er komið þá kemur redirect gluggi sem beinir á innskráningarsíðu HA.



Þegar komið er á HA innskráningarsíðuna þá er að setja inn HA notandanafnið aftur, ef það er ekki þar inni fyrir, lykilorðið í reitinn fyrir neðan og svo velja Sign in.


Eftir þetta þá fer appið í að setja allt upp og gera klárt og þegar því er öllu lokið þá færðu upp Inbox, eins og sést á eftirfarandi mynd. Núna er allt klárt til notkunar.


4. OneDrive

Allir notendur fá aðgang að 1TB geymsludrifi sem heitir OneDrive. Þetta er mjög hentugt til að geyma öll skólagögn, og meira til, og nýtist líka vel til hópavinnu. Í þessum kafla förum við vel yfir það sem hægt er að gera með OneDrive.

4.1. Hvernig á að setja skrár á svæðið

Það er gott að vita hvernig maður kemur skrám á OneDrive svæðið til að geta notað þetta fína úrræði.

Það eru tvær leiðir til að koma skjölum á OneDrive svæðið þitt. Fyrri leiðin er að smella á upload hnappinn og þá opnast guggi þar sem þú getur valið skránna, eða skrárnar, sem þú vilt setja inn.


Síðari leiðin er þá að hreinlega draga skrárnar úr skráarglugga yfir í vafrann og líkt og hitt þá er hægt að taka eina skrá eða margar í einu.



Svo að lokum þá er hérna eilítið myndband beint frá microsoft sem sýnir þetta líka, þó svo að viðmótið sé örlítið öðruvísi.

<a href="http://video.msn.com?mkt=en-us&playlist=videoByUuids:uuids:9c74036a-dc7e-4ad2-87c0-ac79bce0794f&showPlaylist=true&from=shareembed-syndication" target="_new" title="How to upload files">Video: How to upload files</a>

4.2. Deila skjölum

OneDrive gefur okkur mjög öfluga valmöguleika í skjaladeilingum og er því mjög gott til að vinna saman með skjöl. En það er líka gott að hafa smá útlistun og leiðbeiningar um notkun á þessum fítusum.

Fyrst skulum við skoða hvernig við deilum skrám með öðrum. Það er hægt að fara tvær leiðir að því og svo er einn valmöguleiki með skrár sem er ekki á möppum. En förum yfir þetta núna. 

Önnur leiðin er þannig að hægt er að haka við það sem á að deila, með því að smella aðeins fyrir framan skrárnar eða möppurnar og ýta svo á share hnappinn.

Hin leiðin er svo að ýta á þrjá punktana sem eru fyrir aftan nafnið á skránni og velja share í glugganum sem kemur.


Eftir að smellt er á share þá kemur upp glugginn þar sem þú getur sett inn þá aðila sem þú vilt deila skránni með, ásamt skilaboðum. Í efsta gluggann er tölvupóstur viðkomandi settur inn og kerfið leitar að notandanum þannig að þú ættir að geta staðfest um að póstfangið sé rétt, ef það er rangt þá kemur villa eins og er á myndunum hér að neðan. Í neðri gluggann getur þú skrifað skilaboð sem viðkomandi fær í tölvupósti. Hægra meginn við viðtakendur er valgluggi þar sem þú getur sett hvaða réttindi á að gefa, Can edit fyrir full réttindi og Can view ef það á bara að vera lesréttindi.


Ef um er að ræða skrá þá bætist við auka valmöguleiki sem heitir Get a link. Þennan valmöguleika er hægt að nota ef þú vilt deila út á netið og sleppa við innskráningu. Þetta gefur því fólki bara online möguleika á því að lesa eða lesa og skrifa skjalið með þér. Það er því nóg að smella á Create link til að búa til slóðina og gera hana virka og svo smella á disable þegar þú vilt gera slóðina óvirka.


Ef smellt er svo á Shared with þá sérðu hverjir eru með réttindi að skránni og hvaða réttindi eru á hverjum og einum aðila, ásamt því að geta breytt þeim réttindum.


Þá er líka hægt að sjá á aðalglugganum með hverjum þú ert að deila skjálinu, það kemur fram í Sharing dálkinum.