Print bookPrint book

Office 365

Site: Moodlekerfi Háskólans á Akureyri
Course: Upplýsingasíða nemenda
Book: Office 365
Printed by: Guest user
Date: Sunday, 8 December 2019, 7:02 AM

1. Kynning

Háskólinn er með leyfissamning við Microsoft um aðgengi nemenda og starfsmanna um Office 365. Þetta er því þannig hagað að allir nemendur eru með notanda inn á Office 365 gátt skólans og inniheldur, póstinn, office pakkann og OneDrive

Þessi e-bók mun þá innihalda ítarlegri vídeo og leiðbeiningar til að aðstoða ykkur við notkun og uppsetningu á þessum vörum.

Til að skrá sig inn á Office365 þá farið þið inn á http://office.unak.is


2. Office pakkinn

Hver og einn notandi háskólans hefur tækifæri til að setja upp 5 samtíma útgáfur af Office pakkanum á PC tölvur og Mac ásamt því að geta sett upp á 5 snjalltæki. Í undirköflunum hérna koma leiðbeiningar um hvernig er þetta er gert á hinum ýmsu tækjum.

2.1. Office á PC

Nú þegar það á að nota Word, excel, powerpoint eða aðrar office vörur þá er nú gott að vera með það uppsett á vélinni. 

Að sjálfsögðu þarf að byrja á því að skrá sig inn á Office365 síðuna, sem þú ættir að hafa lesið þér til um hérna.

Þegar búið er að skrá sig inn þá er að fara á aðalsíðuna til að sækja uppsetningarskránna. Fyrsta skrefið er að smella á Office365 uppi vinstra meginn. Þá færðu svipaða valmynd og sést hér að neðan. Til að geta sótt skránna þarf því næst að smella á Install software hnappinn uppi í hægra horninu.


Þá fer tölvan í það að sækja uppsetningarskránna. Það fer eftir vafra hvert næsta skref er, ýmist vill hann bara sækja skránna fyrst og spyr svo hvað þú vilt gera eða vafrin spyr hvort þú vilt vista skránna eða keyra hana. Best er að keyra hana beint. 

Í flestum tölvum byrja að koma upp allskyns öryggisventlar sem spyrja hvort þú viljir alveg örugglega keyra þessa skrá og hvort þú treystir henni. Við segjum náttúrulega bara já og amen við þessu öllu og að því loknu byrjar vélin að setja hugbúnaðinn upp.

Núna er bara að bíða eftir að þetta klárist allt vel og örugglega og því þarf að passa að tölvan sé nettengd á meðan.  Þegar þessu er lokið þá kemur upp smá gluggi í lokin þar sem þið smellið bara á Close.

Að lokum er gott að opna Word, Excel eða Powerpoint til að gera eina loka stillingu. Smella á Office Open XML Format og svo á OK. 

2.2. Office á MAC

Hérna eru upplýsingar um hvernig við setjum upp office pakkann á MacOS vélar.

2.3. Office á iPad/iPhone

Hérna eru upplýsingar um hvernig er best að setja upp office pakkan á iOS vélbúnað (iPad/iPhone)

Ef þú hefur eitthvað notað iPhone eða iPad þá ætti þetta ekki að vera flókið í uppsetningu. Það er hægt að setja upp Word, Excel og Powerpoint frítt á Apple App Store.

Þá er bara að fletta í gegnum kynninguna sem kemur þegar appið er opnað, en í lokin kemur innskráningargluggi og þú velur innskráningu (e. Sign In). Þá er bara að setja inn HA notandanafnið þitt og skrá þig inn.


Svona gengur þetta fyrir sig á hverju og einu appi og þar með ertu komin(n) með office á iPad/iPhone.

2.4. Office á Android

Til að nota office pakkann á Android þá er hvert og eitt forrit sótt í Google Play og notandinn þinn svo skráður inn.  Hérna eru linkar í þessu helstu forrit.

Hafið í huga ef upp kemur villan "Device is not compatible" þá er Android tækið þitt ekki stutt af Microsoft.

Þegar forritið er keyrt í fyrsta skipti þá kemur eilítil kynning sem þarf að fletta í gegnum þar sem innskráningin er í síðasta glugganum. 


Þá er bara að skella inn HA notandanafninu þínu inn og ýta á next.


Þá kemur innskráningargluggi háskólans og þú setur inn HA notandann þinn (með @unak.is) og lykilorðið og smellið á Sign in.


Þar með er appið orðið tengt við notandann þinn og við OneDrive svæðið þitt og þú kemst í viðeigandi skjöl beint í gegnum appið.

3. Outlook/Pósturinn

Outlook hluti Office 365 geymir allan póst sem er sendur á notandann þinn í HA. Vefpósturinn er mjög öflugur og er mjög keimlíkur Outlook sem kemur með Office pakkanum. Í þessum kafla, og undirköflum, rennum við aðeins í gegnum vefpóstinn ásamt uppsetningu á póstinum í outlook.

3.1. Vefpósthúsið

Hérna eru hinar ýmsu leiðbeiningar sem við teljum hagnýtar varðandi vefpósthúsið. 

Conversation Mode

Ein stilling sem hvað mest í taugarnar á okkur og flestir nemendur kvarta yfir er Coversation Mode. Það sem hún gerir er að taka saman pósta saman eftir subject og birta keðjuna. Það er sem betur einfalt að breyta þessu. Fyrir ofan þar sem póstarnir birtast í lista þá er takki sem við notum venjulega til að flokka póstinn, þá eftir dagsetningu eða sendanda og álíka, og listinn þar inniheldur núna bara On og Off valmöguleika. Hérna smellum við bara á Off til að slökkva.

3.2. Pósturinn í Outlook

Einhverjir vilja væntanlega nýta sér Outlook sem kemur með office pakkanum og setja háskólapóstinn sinn upp á tölvunni sinni. Við skulum renna aðeins í gegnum það ferli hér. Og neðst er svo myndband um hvernig þetta er gert í Mac

Byrjum á því að ræsa Outlook í fyrsta skipti. Þá kemur upp þessi fína valmynd sem ég birti hér að neðan. Til að svo að fara á næsta glugga þá er bara að smella á Next. 


Næsti valmyndargluggi spyr hvort þú viljir bæta við póstaðgangi, sem við viljum jú gera, og þá er bara að velja yes og smella á Next.


Núna erum við komin með gluggan þar sem allt kjötið fer á beinin. Hérna setur þú inn fullt nafn í fyrsta gluggan, í næsta glugga fer svo netfangið þitt, þvínæst setur þú lykilorð þitt í síðustu tvo gluggana og smellir svo á Next.


Að lokum kemur gluggi sem sýnir þér hvernig gengur að setja upp á bakvið tjöldin. Ef allt hefur verið sett upp þá rúllar þetta bara sjálfkrafa í gegn og þú ýtir á Finish þegar allt er komið. Ef það kemur rautt X einhversstaðar, líklegast í síðasta liðnum, þá hefur eitthvað klikkað í notandanafni eða lykilorði. Til að auðvelda fyrir þeim sem aðstoða þá er best að skrá sig inn í vefpóstinn til að ganga úr skugga um að notandanafn og lykilorð séu öruggleg að virka.


Þegar þú hefur náð að smella á Finish þá ertu komin með háskólapóstinn í outlook hjá þér og outlook fer í það að sækja póstinn þinn.


3.3. Pósturinn í iOS (iPhone/iPad)

Byrjum á því að smella á settings flettum niður í "Mail, Contacts, Calendars"


Hægra meginn í valmyndinni veljum við Add Account og þá fáum við upp eftirfarandi valmynd og þar veljum við Exchange eða Office 365 ef það er hægt.


Þá þarf bara að skella inn innskráningarupplýsingum sem er þá HA notandanafnið þitt (HA tölvupóstfangið þitt), lykilorð, setja inn lýsingu (e. Description) og smella á Next.


Þarna fer allt af stað og á iPad/iPhone að sækja allar stillingar sjálfkrafa og þá kemur bara upp skjár sem þú velur hvað þú vilt synca niður á tækið og ýtir svo á save.


Núna er pósturinn þinn kominn í iPad/iPhone tækið þitt.

3.4. Pósturinn í Android

Hægt er að setja póstinn í Android á tvo vegu, annarsvegar með Outlook fyrir Android og hinsvegar nota póstfítusa sem eru innbyggðir í Android.

Android Mail

Innbyggða uppsetning fyrir Android er yfirleitt eins á flestum Android tækjum, bara mismunandi hvaða leið þú ferð til að finna það. Undir settings ætti að vera Accounts einhversstaðar og þar þarf að velja Add Account. Þá færðu upp valmöguleika um hvernig account þú vilt setja upp, við viljum setja upp Microsoft Exchange.


Þá kemur upp gluggi þar sem inn eru settar upplýsingar, tölvupóstfangið, lykilorðið og svo ýtt á Next. Í einhverjum tilfellum er þetta nóg.


En í einhverjum tilfellum er þetta ekki svona auðvelt og þá þarf að setja inn frekari upplýsingar. Þá kemur eftirfarandi gluggi og þarf að setja inn meiri upplýsingar, eins og sést á myndinni.


Þá er að velja hvað þú vilt synca, yfirleitt tekur maður SMS út svo að pósthólfið fyllist ekki af þeim, en þú ræður alveg hvað þú syncar.


Að lokum er bara að setja inn nafn á Accountin, eitthvað lýsandi fyrir þig t.d. HA Póstur, og fullt nafn í neðri reitinn.



Outlook fyrir Android

Hægt er að fara ýmist í Google Play og leita að Outlook eða nota þennan hlekk til að sækja Outlook fyrir Android. Því næst er að smella á Install til að setja appið upp á Android tækinu þínu.


Þegar búið er að setja appið upp þá er bara að opna og hefja uppsetningu á póstinum. Einfaldast er að smella stax á Get Started.


Næst er að velja réttan reikning (e. account) til að setja upp á Android tækinu, sem í þessu tilfelli er Office 365.


Þá kemur upp innskráningarglugginn frá Microsoft þar sem sett er inn HA notandanafnið. Þegar það er komið þá kemur redirect gluggi sem beinir á innskráningarsíðu HA.



Þegar komið er á HA innskráningarsíðuna þá er að setja inn HA notandanafnið aftur, ef það er ekki þar inni fyrir, lykilorðið í reitinn fyrir neðan og svo velja Sign in.


Eftir þetta þá fer appið í að setja allt upp og gera klárt og þegar því er öllu lokið þá færðu upp Inbox, eins og sést á eftirfarandi mynd. Núna er allt klárt til notkunar.


4. OneDrive

Allir notendur fá aðgang að 1TB geymsludrifi sem heitir OneDrive. Þetta er mjög hentugt til að geyma öll skólagögn, og meira til, og nýtist líka vel til hópavinnu. Í þessum kafla förum við vel yfir það sem hægt er að gera með OneDrive.

4.1. Hvernig á að setja skrár á svæðið

Það er gott að vita hvernig maður kemur skrám á OneDrive svæðið til að geta notað þetta fína úrræði.

Það eru tvær leiðir til að koma skjölum á OneDrive svæðið þitt. Fyrri leiðin er að smella á upload hnappinn og þá opnast guggi þar sem þú getur valið skránna, eða skrárnar, sem þú vilt setja inn.


Síðari leiðin er þá að hreinlega draga skrárnar úr skráarglugga yfir í vafrann og líkt og hitt þá er hægt að taka eina skrá eða margar í einu.



Svo að lokum þá er hérna eilítið myndband beint frá microsoft sem sýnir þetta líka, þó svo að viðmótið sé örlítið öðruvísi.

<a href="http://video.msn.com?mkt=en-us&playlist=videoByUuids:uuids:9c74036a-dc7e-4ad2-87c0-ac79bce0794f&showPlaylist=true&from=shareembed-syndication" target="_new" title="How to upload files">Video: How to upload files</a>

4.2. Deila skjölum

OneDrive gefur okkur mjög öfluga valmöguleika í skjaladeilingum og er því mjög gott til að vinna saman með skjöl. En það er líka gott að hafa smá útlistun og leiðbeiningar um notkun á þessum fítusum.

Fyrst skulum við skoða hvernig við deilum skrám með öðrum. Það er hægt að fara tvær leiðir að því og svo er einn valmöguleiki með skrár sem er ekki á möppum. En förum yfir þetta núna. 

Önnur leiðin er þannig að hægt er að haka við það sem á að deila, með því að smella aðeins fyrir framan skrárnar eða möppurnar og ýta svo á share hnappinn.

Hin leiðin er svo að ýta á þrjá punktana sem eru fyrir aftan nafnið á skránni og velja share í glugganum sem kemur.


Eftir að smellt er á share þá kemur upp glugginn þar sem þú getur sett inn þá aðila sem þú vilt deila skránni með, ásamt skilaboðum. Í efsta gluggann er tölvupóstur viðkomandi settur inn og kerfið leitar að notandanum þannig að þú ættir að geta staðfest um að póstfangið sé rétt, ef það er rangt þá kemur villa eins og er á myndunum hér að neðan. Í neðri gluggann getur þú skrifað skilaboð sem viðkomandi fær í tölvupósti. Hægra meginn við viðtakendur er valgluggi þar sem þú getur sett hvaða réttindi á að gefa, Can edit fyrir full réttindi og Can view ef það á bara að vera lesréttindi.


Ef um er að ræða skrá þá bætist við auka valmöguleiki sem heitir Get a link. Þennan valmöguleika er hægt að nota ef þú vilt deila út á netið og sleppa við innskráningu. Þetta gefur því fólki bara online möguleika á því að lesa eða lesa og skrifa skjalið með þér. Það er því nóg að smella á Create link til að búa til slóðina og gera hana virka og svo smella á disable þegar þú vilt gera slóðina óvirka.


Ef smellt er svo á Shared with þá sérðu hverjir eru með réttindi að skránni og hvaða réttindi eru á hverjum og einum aðila, ásamt því að geta breytt þeim réttindum.


Þá er líka hægt að sjá á aðalglugganum með hverjum þú ert að deila skjálinu, það kemur fram í Sharing dálkinum.